Dalam bisnis dan distribusi barang, dokumen-dokumen seperti nota surat jalan dan faktur mempunyai peranan penting untuk memastikan kelancaran transaksi dan pengiriman. Walaupun keduanya sering digunakan bersamaan dalam proses pengiriman barang, namun memiliki fungsi, isi, dan kegunaan yang berbeda. Artikel ini akan membahas perbedaan antara nota surat jalan dan faktur, serta kapan harus menggunakan keduanya.
Pengertian dan Fungsi
Nota surat jalan merupakan dokumen yang menyertai pengiriman barang sebagai tanda bukti bahwa barang telah dikirim dan diterima oleh pihak yang bersangkutan. Fungsi utama dari nota surat jalan adalah untuk mencatat rincian barang yang dikirim, termasuk jumlah, jenis, dan deskripsi barang yang sesuai dengan kesepakatan antara pengirim dan penerima.
Faktur adalah dokumen yang dikeluarkan oleh penjual kepada pembeli yang mencatat transaksi jual beli. Dokumen ini mencantumkan informasi mengenai harga barang atau jasa yang dijual, jumlah yang harus dibayar, serta rincian lainnya yang berkaitan dengan transaksi tersebut. Fungsi faktur adalah sebagai bukti transaksi yang sah, serta untuk keperluan administrasi, pajak, dan pembukuan keuangan.
Isi Dokumen
Sebagai bukti pengiriman yang sah, nota surat jalan memuat informasi lengkap mengenai transaksi pengiriman, termasuk identitas pengirim dan penerima, rincian barang yang dikirim, dan tanggal pengiriman. Dokumen ini sangat penting karena menjadi acuan utama dalam proses verifikasi dan pengecekan barang yang diterima oleh pihak penerima, serta sebagai arsip penting bagi perusahaan.
Sementara faktur mencantum informasi identitas penjual dan pembeli, nomor unik faktur, tanggal transaksi, daftar barang atau jasa yang diperjualbelikan beserta harga satuan dan totalnya, jumlah pembayaran yang harus dilakukan, serta syarat dan ketentuan pembayaran. Selain itu, faktur juga memuat informasi pajak yang berlaku jika ada. Dokumen ini berfungsi sebagai bukti sah terjadinya transaksi dan menjadi dasar hukum untuk proses pembayaran ataupun pengajuan klaim di kemudian hari.
Waktu Penggunaan
Nota surat jalan digunakan pada saat pengiriman barang dilakukan. Dokumen ini diberikan oleh pengirim kepada penerima barang, dan penerima barang menandatangani nota sebagai bukti bahwa barang telah diterima dengan benar.
Faktur dikeluarkan setelah transaksi jual beli disepakati. Biasanya faktur diterbitkan setelah barang atau jasa dikirimkan, dan pembayaran dilakukan atau dijadwalkan. Faktur digunakan untuk meminta pembayaran dari pembeli atau sebagai bukti resmi atas kewajiban pembayaran yang harus dilakukan oleh pembeli.
Peran dalam Administrasi
Dalam administrasi perusahaan, nota surat jalan digunakan sebagai referensi untuk pengecekan barang yang dikirim. Dokumen ini membantu pihak pengirim dan penerima untuk memastikan barang yang dikirim sesuai dengan yang tercatat dalam sistem. Nota surat jalan juga berfungsi sebagai catatan pengiriman barang dalam laporan logistik dan distribusi.
Sedangkan faktur berperan lebih penting dalam sistem keuangan dan akuntansi yang digunakan sebagai dokumen untuk mencatat transaksi penjualan dalam pembukuan perusahaan, serta sebagai dasar perhitungan pajak atau biaya. Faktur yang telah dibayar akan menjadi bukti penerimaan pendapatan dalam laporan keuangan.
Legalitas
Nota surat jalan tidak memiliki kekuatan hukum dalam kepentingan transaksi keuangan, tetapi tetap berfungsi sebagai bukti transaksi fisik untuk pengiriman barang. Meskipun demikian, nota surat jalan dapat digunakan dalam sengketa atau klaim jika pengiriman barang belum diterima atau salah kirim.
Faktur memiliki kekuatan hukum sebagai bukti transaksi jual beli. Faktur yang diterbitkan oleh penjual dan diterima oleh pembeli dapat digunakan untuk tujuan administratif, audit, serta keperluan hukum jika terjadi sengketa atau masalah terkait pembayaran. Faktur juga penting untuk tujuan perpajakan.
Kapan Menggunakan Keduanya?
Nota surat jalan digunakan untuk mencatat jenis dan jumlah saat barang dikirimkan dari satu pihak ke pihak lain, sebagai bukti penerimaan baik dalam pengiriman barang retail, grosir, maupun distribusi.
Sedangkan faktur digunakan setelah transaksi jual beli dilakukan, yang bertujuan sebagai bukti pembayaran atau sebagai bukti sah untuk keperluan administrasi, pembukuan, dan pajak dengan mencantumkan rincian harga dan syarat pembayaran.
Kedua dokumen ini dapat digunakan bersamaan dalam proses pengiriman barang dan transaksi jual beli. Nota surat jalan lebih berfokus pada pengiriman fisik barang, sementara faktur lebih berfokus pada transaksi pembayaran dan administrasi keuangan.
Untuk menjamin kelancaran administrasi pengiriman, penggunaan surat jalan sangatlah penting bagi segala jenis transaksi bisnis. Di setiap surat jalan seringkali disertai dengan nota surat jalan, yang biasanya dicetak menggunakan kertas thermal. Kertas thermal ini sangat praktis dan efektif dalam mencetak nota yang cepat dan mudah.
Rekomendasi Supplier Kertas Thermal Terpercaya
Setelah memahami perbedaan antara nota surat jalan dan faktur, pastikan Anda menggunakan kertas thermal berkualitas untuk mencetak dokumen penting tersebut. Dapatkan produk terbaik hanya dari SIP Paper, supplier kertas thermal terpercaya untuk kebutuhan bisnis Anda!
Pabrik & Gudang
Jl. Raya Mastrip Bogangin No. 23 Surabaya – 60223 Jawa Timur – Indonesia
Jam Kantor
Senin – Jumat 08.00 – 16.00
Sabtu 08.00 – 13.00
Minggu / Hari besar libur
Telepon: 031 767 2777
Whatsapp: 087 7555 99777
Email: [email protected]
