Dokumen internal perusahaan sering tertukar atau hilang biasanya terjadi akibat proses cetak dan distribusi dokumen yang tidak terstruktur sejak awal. Ketika satu dokumen digunakan lintas divisi tanpa sistem pemisahan yang jelas, risiko kesalahan operasional pun meningkat.
Dalam aktivitas harian perusahaan, dokumen internal menjadi penghubung utama antar divisi. Namun di banyak organisasi, masalah baru disadari saat data tidak sinkron, dokumen sulit dilacak, atau proses kerja melambat. Situasi ini sering dianggap sepele, padahal akar masalahnya justru muncul sejak tahap awal: cara mencetak dan membagikan dokumen yang kurang rapi dan terkontrol.
Satu Dokumen Dipakai Banyak Divisi, Tapi Tidak Dibedakan Sejak Awal
Dalam praktiknya, dokumen keuangan, operasional, dan arsip sering dicetak dari satu sumber yang sama tanpa penanda fungsi yang jelas. Akibatnya, setiap divisi menerima dokumen dengan tampilan identik meski kegunaannya berbeda. Kondisi ini membuat risiko tertukar semakin besar, terutama saat volume dokumen meningkat.
Salinan Dokumen Harus Difotokopi atau Dicetak Ulang
Karena kebutuhan tiap divisi berbeda, dokumen sering harus difotokopi atau dicetak ulang. Proses tambahan ini membuka peluang kesalahan versi data dan duplikasi yang tidak terkontrol. Selain menambah beban kerja, langkah ini juga memperbesar kemungkinan dokumen tidak konsisten antar divisi.
Tim Administrasi Menghabiskan Waktu untuk Menyamakan Data
Ketika tiap divisi memegang versi dokumen yang berbeda, tim administrasi harus melakukan pengecekan manual. Waktu kerja tersita hanya untuk memastikan data mana yang paling valid. Dalam jangka panjang, hal ini menurunkan efisiensi dan memperlambat pengambilan keputusan.
Distribusi Dokumen Jadi Tidak Terkontrol
Dokumen yang berpindah tangan tanpa sistem distribusi yang jelas sulit dilacak keberadaannya. Perusahaan kesulitan membedakan dokumen asli, salinan kerja, atau arsip. Situasi ini berisiko menimbulkan kebingungan internal hingga kesalahan dalam audit atau pelaporan.
Cetak Sekali, Dokumen Langsung Terpisah Sesuai Fungsinya
Pendekatan cetak berlapis memungkinkan setiap divisi langsung menerima dokumen sesuai fungsinya sejak proses cetak pertama. Tanpa perlu fotokopi atau cetak ulang, alur dokumen menjadi lebih rapi dan konsisten. Cara ini membantu menjaga ketertiban administrasi dan mengurangi potensi kesalahan operasional.
Kesimpulan
Dokumen internal yang tertukar atau hilang bukan masalah kecil, karena dampaknya langsung terasa pada kelancaran operasional. Dengan memperbaiki alur cetak sejak awal dan memastikan dokumen terdistribusi sesuai fungsi, perusahaan dapat menghemat waktu, menjaga konsistensi data, dan meningkatkan efisiensi kerja lintas divisi.
Rapikan Alur Dokumen Sejak Proses Cetak
Pengelolaan dokumen internal akan jauh lebih tertata jika proses cetaknya sudah dirancang dengan benar sejak awal. Pilih kertas NCR dan continuous form dari CV Sentosa Indopaper Prima yang membantu perusahaan memisahkan dokumen sesuai kebutuhan divisi dalam satu kali cetak.
Pabrik & Gudang
Jl. Raya Mastrip Bogangin No. 23 Surabaya – 60223 Jawa Timur – Indonesia
Jam Kantor
Senin – Jumat 08.00 – 16.00
Sabtu 08.00 – 13.00
Minggu / Hari besar libur
Telepon: 031 767 2777
Whatsapp: 087 7555 99777
Email: [email protected]
