Meskipun kini sebagian besar pelaporan pajak telah beralih ke sistem e-Filing, banyak perusahaan masih tetap membutuhkan arsip fisik untuk dokumentasi internal maupun verifikasi resmi. Salah satu media cetak yang paling sering digunakan adalah kertas continuous form — jenis kertas berlapis yang kompatibel dengan printer dot matrix dan sangat efisien untuk mencetak laporan pajak.
Namun, memilih jenis continuous form yang tepat tidak bisa sembarangan. Kualitas cetakan, ketepatan format, dan daya tahan arsip semuanya bergantung pada pemilihan kertas yang sesuai. Berikut panduan lengkap agar Anda tidak salah memilih.
Sesuaikan dengan Format Laporan Pajak Resmi
Langkah pertama yang paling penting adalah memastikan bahwa hasil cetakan dari kertas continuous form memenuhi standar resmi Direktorat Jenderal Pajak (DJP). Format laporan pajak biasanya memiliki pengaturan margin, spasi, dan posisi elemen data yang baku — mulai dari nama perusahaan, NPWP, hingga rincian transaksi.
Menggunakan kertas continuous form yang sudah disesuaikan dengan format ini akan meminimalkan kesalahan pencetakan dan mempercepat proses verifikasi. Beberapa produsen, seperti SIP Paper, bahkan menyediakan varian continuous form yang dirancang khusus untuk kebutuhan administrasi pajak agar hasil cetak lebih presisi dan rapi.
Jika Anda ingin memahami lebih dalam tentang bagaimana continuous form digunakan dalam proses pencetakan laporan pajak, baca juga artikel Aplikasi Continuous Form untuk Cetak Laporan Pajak Bulanan: Cepat, Rapi, dan Legal
Pilih Jumlah Ply Sesuai Kebutuhan Arsip
Continuous form hadir dalam beberapa lapisan atau ply, seperti 2 ply dan 3 ply. Jika perusahaan Anda memerlukan salinan arsip dalam jumlah banyak, gunakan 3 ply — di mana setiap lapisan akan mencetak salinan identik sekaligus. Namun, untuk kebutuhan dokumen internal atau salinan tunggal, 2 ply sudah cukup efisien dan ekonomis.
Dengan memilih jumlah ply yang sesuai, Anda dapat menekan biaya cetak tanpa mengorbankan keakuratan dokumen pajak yang dibutuhkan.
Perhatikan Kualitas Kertas Agar Tidak Mudah Sobek
Kualitas kertas memiliki pengaruh besar terhadap kelancaran proses pencetakan. Kertas dengan daya tahan rendah cenderung mudah robek atau tersangkut di printer, yang bisa menyebabkan error atau keterlambatan laporan.
Pilihlah continuous form dengan permukaan halus, ketebalan merata, dan serat kertas kuat. Selain memberikan hasil cetak yang jelas dan rapi, kualitas kertas yang baik juga memperpanjang umur printer dot matrix dan mengurangi risiko perawatan ekstra.
Gunakan Ukuran Standar Agar Mudah Kompatibel dengan Printer Dot Matrix
Ukuran kertas yang tidak sesuai sering kali menjadi penyebab hasil cetak bergeser atau margin tidak sejajar. Untuk itu, pastikan Anda memilih kertas continuous form dengan ukuran standar seperti A4, legal, atau folio, yang umumnya sudah kompatibel dengan printer dot matrix di berbagai instansi maupun perusahaan.
Ukuran standar juga memudahkan proses integrasi dengan template laporan pajak digital sehingga hasil cetak sesuai format resmi tanpa perlu penyesuaian ulang.
Simpan Kertas di Tempat Kering untuk Menjaga Kualitas Cetakan
Banyak perusahaan mengabaikan cara penyimpanan kertas, padahal faktor ini berpengaruh langsung pada hasil cetak. Kertas yang diletakkan di area lembap dapat menggulung, menggumpal, atau menyerap air, menyebabkan cetakan menjadi buram atau bahkan gagal tercetak.
Simpan stok kertas di ruangan sejuk dan kering, jauh dari lantai serta paparan sinar matahari langsung. Dengan penyimpanan yang benar, kualitas kertas tetap terjaga dan siap digunakan kapan saja.
Gunakan Kertas dengan Cetakan Garis Bantu untuk Memudahkan Verifikasi Manual
Bagi perusahaan yang masih melakukan pengecekan data secara manual, kertas continuous form dengan garis bantu halus sangat membantu menjaga kerapian teks dan posisi angka. Garis bantu ini memastikan kolom-kolom tetap sejajar dan mudah dibaca, terutama saat dilakukan audit atau pemeriksaan laporan pajak.
Detail kecil seperti ini mungkin tampak sepele, tetapi sangat berpengaruh dalam efisiensi dan akurasi proses administrasi.
Kesimpulan
Pemilihan kertas continuous form yang tepat bukan hanya soal efisiensi, tetapi juga ketepatan dan keandalan data laporan pajak perusahaan Anda. Dengan mempertimbangkan format resmi DJP, jumlah ply, kualitas material, ukuran kertas, dan cara penyimpanan yang benar, Anda bisa memastikan setiap hasil cetakan rapi, akurat, dan mudah diverifikasi.
Rekomendasi Produsen Kertas Continuous Form Premium Berkualitas
Sebelum menutup laporan pajak Anda berikutnya, pastikan Anda menggunakan kertas continuous form yang sudah teruji kualitasnya. CV. Sentosa Indopaper Prima menyediakan berbagai varian continuous form premium untuk membantu perusahaan menjaga efisiensi administrasi dan memastikan hasil cetak laporan pajak tetap rapi, jelas, dan sesuai standar resmi DJP. Hubungi kami sekarang untuk konsultasi dan temukan kertas continuous form terbaik untuk kebutuhan pajak perusahaan Anda.
Pabrik & Gudang
Jl. Raya Mastrip Bogangin No. 23 Surabaya – 60223 Jawa Timur – Indonesia
Jam Kantor
Senin – Jumat 08.00 – 16.00
Sabtu 08.00 – 13.00
Minggu / Hari besar libur
Telepon: 031 767 2777
Whatsapp: 087 7555 99777
Email: [email protected]
