Sebelum mengganti supplier kertas, lakukan enam langkah pengujian berikut:
- Samakan spesifikasi sampel dengan kebutuhan perusahaan.
- Periksa kondisi fisik dan kemasan untuk menemukan kerusakan.
- Uji sampel pada mesin yang digunakan dalam operasional.
- Bandingkan hasilnya dengan kertas dari supplier lama.
- Lakukan pembelian terbatas untuk memeriksa konsistensi produk dan pengiriman.
- Tentukan keputusan berdasarkan seluruh hasil uji, bukan harga saja.
Gunakan indikator yang sama untuk setiap calon supplier, seperti kesesuaian ukuran, kelancaran mesin, kualitas cetak, jumlah kegagalan, kondisi kemasan, dan ketepatan pengiriman.
Mengganti supplier kertas tanpa pengujian dapat menimbulkan masalah dalam operasional perusahaan. Kertas yang terlihat serupa belum tentu memiliki ukuran, hasil cetak, atau karakteristik yang sama ketika digunakan pada printer.
Karena itu, cara memilih supplier kertas perlu mencakup pengujian produk secara langsung, terutama bagi perusahaan yang rutin menggunakan thermal roll, register roll, continuous form, atau kertas NCR. Berikut langkah evaluasi yang dapat dilakukan tim purchasing bersama pengguna kertas sebelum memutuskan untuk mengganti supplier.
Catatan: Pengujian perlu mengikuti spesifikasi dan petunjuk penggunaan mesin. Jangan memaksakan sampel yang tidak sesuai ukuran, jenis media, atau kapasitas printer karena berisiko menyebabkan kertas tersangkut maupun gangguan perangkat.
1. Samakan Spesifikasi Sampel dengan Kebutuhan Perusahaan
Langkah pertama dalam uji sampel kertas adalah memastikan spesifikasinya sesuai dengan produk yang biasa digunakan perusahaan. Sampel dengan ukuran, jenis bahan, atau jumlah lapisan berbeda tidak dapat dijadikan dasar perbandingan yang setara.
Spesifikasi Thermal dan Register Roll
Untuk thermal roll dan register roll, periksa beberapa informasi berikut:
- Lebar kertas.
- Diameter gulungan.
- Ukuran core atau inti gulungan.
- Jenis kertas.
- Panjang aktual kertas.
- Arah gulungan sesuai kebutuhan printer.
Spesifikasi tersebut penting karena setiap mesin dapat memiliki ketentuan ukuran dan jenis kertas yang berbeda.
Spesifikasi Continuous Form dan NCR
Untuk continuous form dan NCR, periksa ukuran kertas, jumlah ply, warna lembar, perforasi, posisi lubang samping jika tersedia, serta jumlah set atau lembar dalam kemasan. Jika perusahaan menggunakan continuous form untuk mencetak dokumen operasional, baca juga panduan spesifikasi continuous form untuk pengadaan.
Contoh tabel untuk mencatat kesesuaian spesifikasi sebelum melanjutkan pengujian:
| Parameter | Kebutuhan Perusahaan | Spesifikasi Sampel | Hasil Pemeriksaan |
| Jenis kertas | Thermal roll | Thermal roll | Sesuai |
| Lebar kertas | 80 mm | 80 mm | Sesuai |
| Diameter gulungan | Maksimal 80 mm | 80 mm | Sesuai |
| Ukuran core | 12 mm | 12 mm | Sesuai |
| Panjang kertas | Sesuai spesifikasi pembelian | Perlu dikonfirmasi | Belum sesuai |
2. Periksa Kondisi Fisik dan Kemasan Sampel
Pemeriksaan kualitas kertas perlu dilakukan sebelum sampel dipasang pada mesin. Tujuannya untuk menemukan kerusakan yang dapat memengaruhi penggunaan.
Periksa kondisi sampel menggunakan checklist berikut:
- Ukuran sesuai dengan informasi produk.
- Tepi kertas dipotong dengan rapi.
- Roll tergulung rata dan tidak penyok.
- Core berada pada posisi yang tepat.
- Perforasi tidak terlepas sebelum digunakan.
- Kertas tidak lembap atau berubah bentuk.
- Pembungkus dan karton tidak rusak.
- Label produk mudah diidentifikasi.
Kemasan juga perlu diperhatikan karena berfungsi melindungi kertas selama pengiriman dan penyimpanan.
3. Uji Sampel pada Mesin dan Pekerjaan yang Sebenarnya
Sampel kertas harus diuji menggunakan mesin, pengaturan, dan jenis pekerjaan yang benar-benar digunakan perusahaan. Pengujian langsung membantu mengetahui apakah produk berjalan lancar dan menghasilkan cetakan sesuai kebutuhan.
Pengujian Thermal Roll
Pasang thermal roll pada printer kasir yang digunakan sehari-hari. Kemudian, periksa:
- Kemudahan pemasangan.
- Kelancaran tarikan kertas.
- Ketajaman teks dan angka.
- Hasil pemotongan.
- Serpihan kertas setelah digunakan.
- Keterbacaan barcode atau QR code jika digunakan.
Pengujian Register Roll HVS atau Buram
Untuk register roll HVS atau buram, periksa kecocokan gulungan dengan mesin, kelancaran putaran, posisi cetak, serta ketajaman hasil dari ribbon atau tinta sesuai jenis printer. Perhatikan juga apakah kertas mudah dipotong dan hasilnya tetap rapi selama penggunaan berulang.
Pengujian Continuous Form
Pada continuous form, periksa apakah lubang samping berjalan dengan baik pada tractor feed, lipatan tetap stabil, dan posisi perforasi sesuai dengan kebutuhan dokumen. Uji juga apakah kertas berjalan lurus atau mengalami gangguan ketika mencetak beberapa halaman.
Jika ditemukan masalah, baca juga pembahasan tentang penyebab continuous form sobek di lubang samping.
Pengujian Kertas NCR
Untuk kertas NCR, lakukan pencetakan menggunakan tekanan, ribbon, desain dokumen, dan jumlah ply yang sesuai dengan pemakaian perusahaan. Periksa apakah tulisan, angka, dan informasi penting tetap terbaca sampai lembar terakhir.
Jika hasil pada lapisan terakhir terlalu samar, periksa juga pengaturan serta kemampuan printer sebelum menyimpulkan bahwa sampel kertas bermasalah.
4. Bandingkan Sampel dengan Kertas yang Sedang Digunakan
Perbandingan perlu dilakukan menggunakan mesin dan jenis pekerjaan yang sama agar hasil evaluasi supplier kertas lebih objektif. Gunakan produk lama sebagai acuan untuk mengetahui apakah sampel baru memberikan hasil yang setara atau justru menimbulkan gangguan.
Berikut contoh tabel evaluasi yang dapat digunakan:
| Indikator | Kertas Lama | Sampel Baru | Perbedaan | Catatan Pengguna |
| Kemudahan pemasangan | Mudah | Mudah | Tidak ada | Sesuai |
| Kelancaran kertas | Lancar | Lancar | Tidak ada | Sesuai |
| Kertas tersangkut | Tidak terjadi | Terjadi sekali | Perlu diperiksa | Cek pemasangan |
| Ketajaman cetak | Jelas | Jelas | Tidak ada | Sesuai |
| Hasil pemotongan | Rapi | Rapi | Tidak ada | Sesuai |
| Cetak ulang | Tidak diperlukan | Satu kali | Ada tambahan | Evaluasi penyebab |
Selain indikator di atas, perusahaan dapat mencatat frekuensi penggantian roll dan kondisi mesin setelah digunakan.
Jika muncul gangguan, jangan langsung menyimpulkan penyebabnya berasal dari kertas. Periksa kondisi printer, ribbon, pemasangan, dan pengaturan cetak.
5. Lakukan Pembelian Terbatas untuk Memeriksa Konsistensi
Satu sampel yang berhasil digunakan belum cukup untuk memastikan seluruh produk dari supplier baru memiliki kondisi yang konsisten.
Sebelum mengalihkan pengadaan kertas perusahaan, lakukan pembelian terbatas untuk satu mesin, bagian kerja, atau cabang yang mewakili kebutuhan operasional.
Bandingkan Sampel dengan Barang yang Dikirim
Periksa apakah produk dalam pesanan terbatas memiliki ukuran, karakteristik, kondisi kemasan, dan hasil cetak yang sama dengan sampel awal. Jika terdapat perbedaan, dokumentasikan dan konfirmasikan kepada supplier sebelum melakukan pemesanan berikutnya.
Periksa Konsistensi Antar-Roll atau Antar-Box
Jangan hanya menguji satu roll dari seluruh pesanan. Ambil beberapa produk dari kemasan atau posisi berbeda, kemudian gunakan pada mesin yang sama untuk memeriksa apakah hasilnya tetap konsisten.
Periksa Ketepatan Pemenuhan Pesanan
Evaluasi apakah supplier mengirimkan produk sesuai jumlah, jenis, ukuran, kondisi, dan waktu yang telah disepakati.
Gunakan catatan penerimaan barang berikut:
| Tanggal | Produk | Jumlah Pesanan | Jumlah Diterima | Kondisi | Hasil Pemeriksaan | Tindak Lanjut |
| 5 Oktober | Thermal roll | 10 box | 10 box | Baik | Sesuai sampel | Diterima |
| 6 Oktober | Continuous form | 5 box | 4 box | Baik | Perlu pemeriksaan lanjutan | Konfirmasi kekurangan |
Langkah ini membantu perusahaan menilai produk sekaligus kemampuan supplier memenuhi pesanan secara konsisten.
6. Tentukan Keputusan Berdasarkan Seluruh Hasil Uji
Keputusan mengganti supplier kertas sebaiknya dibuat setelah seluruh hasil pemeriksaan produk dan pengiriman dikumpulkan. Harga tetap penting, tetapi perlu dinilai bersama potensi cetak ulang, gangguan mesin, waktu kerja, dan kebutuhan penggantian produk.
Gunakan empat status berikut untuk menentukan tindak lanjut:
- Disetujui: Produk memenuhi kebutuhan dan dapat digunakan untuk pembelian rutin.
- Disetujui dengan perbaikan: Produk dapat digunakan setelah supplier memperbaiki aspek tertentu.
- Perlu diuji ulang: Hasil belum konsisten atau belum cukup mewakili penggunaan sebenarnya.
- Tidak dilanjutkan: Produk tidak memenuhi kebutuhan penting perusahaan.
Untuk mempermudah pengambilan keputusan, gunakan contoh tabel evaluasi akhir berikut.
| Aspek | Bobot Kepentingan | Hasil Supplier Lama | Hasil Supplier Baru | Keputusan |
| Kesesuaian spesifikasi | Sangat tinggi | Sesuai | Sesuai | Memenuhi |
| Kondisi fisik | Tinggi | Baik | Baik | Memenuhi |
| Performa mesin | Sangat tinggi | Lancar | Perlu pemeriksaan | Uji ulang |
| Konsistensi produk | Sangat tinggi | Konsisten | Belum cukup data | Uji ulang |
| Ketepatan pengiriman | Tinggi | Tepat waktu | Tepat waktu | Memenuhi |
| Harga pembelian | Sedang | Sesuai anggaran | Lebih rendah | Pertimbangkan |
Jika aspek yang sangat penting belum memenuhi kebutuhan, keputusan pembelian rutin sebaiknya ditunda sampai penyebabnya diperiksa.
Kesalahan yang Membuat Hasil Uji Sampel Tidak Akurat
Hasil pengujian dapat kurang akurat apabila sampel tidak mewakili kondisi pembelian dan penggunaan sebenarnya.
Berikut kesalahan yang perlu dihindari:
- Sampel berbeda dari spesifikasi pesanan. Hasil pengujian tidak dapat digunakan sebagai acuan produk yang nantinya dibeli.
- Pengujian hanya dilakukan secara visual. Kondisi fisik yang baik belum membuktikan kelancaran penggunaan pada mesin.
- Sampel diuji pada mesin yang jarang digunakan. Hasilnya mungkin tidak mewakili kondisi operasional utama.
- Masalah printer langsung dianggap sebagai masalah kertas. Penyebab gangguan perlu diperiksa terlebih dahulu.
- Pengguna produk tidak dilibatkan. Tim purchasing dapat melewatkan masalah yang hanya terlihat saat penggunaan sehari-hari.
- Harga menjadi satu-satunya dasar keputusan. Potensi cetak ulang dan gangguan kerja tidak ikut diperhitungkan.
- Pesanan besar dilakukan tanpa pembelian terbatas. Konsistensi produk dan ketepatan pengiriman belum teruji.
Dengan menghindari kesalahan tersebut, perusahaan dapat memperoleh hasil evaluasi yang lebih relevan sebelum menetapkan supplier baru.
FAQ tentang Pengujian Sampel Kertas
Berikut beberapa pertanyaan yang sering muncul ketika perusahaan melakukan evaluasi supplier kertas sebelum pembelian rutin.
1. Apakah satu sampel sudah cukup untuk menilai supplier?
Belum tentu. Satu sampel dapat digunakan untuk pemeriksaan awal, tetapi perusahaan tetap perlu menguji produk pada mesin aktual dan melakukan pembelian terbatas untuk menilai konsistensinya.
2. Siapa yang sebaiknya terlibat dalam pengujian?
Tim purchasing, pengguna kertas, operator mesin, dan petugas penerimaan barang sebaiknya dilibatkan sesuai kebutuhan. Setiap pihak dapat menilai aspek berbeda, mulai dari spesifikasi hingga performa produk.
3. Berapa lama uji coba sampel perlu dilakukan?
Durasi pengujian perlu disesuaikan dengan frekuensi penggunaan. Pastikan sampel telah digunakan dalam jumlah yang cukup untuk menilai kualitas cetak, kelancaran mesin, dan potensi gangguan.
4. Apakah supplier dengan harga lebih murah harus langsung ditolak jika hasilnya berbeda?
Tidak. Periksa apakah perbedaan tersebut masih memenuhi kebutuhan perusahaan atau justru menimbulkan gangguan dan biaya tambahan. Keputusan sebaiknya berdasarkan hasil pengujian secara keseluruhan.
Kesimpulan
Mengganti supplier kertas tidak sebaiknya dilakukan hanya berdasarkan harga atau satu sampel yang terlihat baik. Perusahaan perlu memastikan spesifikasi produk sesuai, menguji sampel pada mesin aktual, membandingkannya dengan produk lama, serta melakukan pembelian terbatas untuk memeriksa konsistensi kualitas dan pengiriman.
Hasil pemeriksaan tersebut dapat menjadi dasar untuk menentukan apakah supplier baru layak digunakan dalam pengadaan rutin.
Sedang Evaluasi Supplier Kertas Baru? Cocokkan Kebutuhan Anda dengan SIP Paper!
Sebelum mengganti supplier, pastikan jenis kertas, ukuran, perangkat, dan volume pemakaian perusahaan sudah diketahui. SIP Paper menyediakan pilihan thermal roll, register roll, continuous form, dan kertas NCR untuk berbagai kebutuhan operasional. Hubungi tim SIP Paper untuk mendiskusikan spesifikasi produk yang sesuai sebelum melakukan pemesanan.
Pabrik & Gudang
Jl. Raya Mastrip Bogangin No. 23 Surabaya – 60223 Jawa Timur – Indonesia
Jam Kantor
Senin – Jumat 08.00 – 16.00
Sabtu 08.00 – 13.00
Minggu / Hari besar libur
Telepon: 031 767 2777
Whatsapp: 087 7555 99777
Email: [email protected]
