Banyak perusahaan sudah beralih ke sistem ERP untuk mengelola proses bisnis secara otomatis, tetapi kebutuhan dokumen fisik ternyata belum sepenuhnya hilang. Banyak bagian operasional masih memerlukan bukti cetak untuk keperluan legal, audit, hingga alur persetujuan. Di sinilah integrasi continuous form ERP tetap relevan, karena tidak semua proses digital dapat menggantikan fungsi dokumen fisik yang membutuhkan keaslian dan kejelasan catatan.
Kertas continuous form menjadi jembatan antara sistem digital dan kebutuhan operasional di lapangan, terutama untuk transaksi yang harus dicetak, ditandatangani, atau disimpan sebagai arsip hukum jangka panjang. Artikel ini membahas mengapa continuous form tetap krusial meski perusahaan sudah menggunakan ERP modern.
Mengapa Laporan Fisik Masih Dibutuhkan?
Banyak proses bisnis masih mengandalkan dokumen fisik karena tidak semua pihak menerima tanda tangan digital sebagai bukti sah. Tanda tangan basah tetap dibutuhkan untuk kontrak, persetujuan internal, atau dokumen legal tertentu. Selain itu, beberapa perusahaan membuat arsip fisik jangka panjang sebagai perlindungan dari risiko digital seperti kerusakan server atau error saat migrasi data. Ketika sistem mengalami downtime, dokumen fisik menjadi backup vital yang memastikan operasional tetap berjalan.
Peran Continuous Form dalam Alur Kerja (Workflow) Sistem ERP
Meski ERP mengautomasi banyak proses, output fisik masih menjadi bagian dari workflow, terutama di divisi pajak, gudang, dan finance. Faktur pajak sering dicetak fisik agar sesuai prosedur regulasi. Laporan bulanan dari ERP juga banyak digunakan dalam rapat direksi yang membutuhkan dokumen cetak untuk dibagikan. Selain itu, DO massal di warehouse tetap membutuhkan kertas continuous form agar pengiriman dapat diproses cepat tanpa menunggu akses ke perangkat digital.
Kertas Continuous Form untuk Kebutuhan Audit Eksternal dan Kepatuhan Pajak
Dalam proses audit eksternal, auditor biasanya meminta bukti fisik untuk memverifikasi data digital. Continuous form memberikan rekam jejak yang stabil karena tidak dapat diubah setelah dicetak oleh dot matrix. Selain itu, arsip cetak yang rapi membantu auditor menilai konsistensi data, terutama dalam pemeriksaan pajak. Dengan format cetak yang konsisten, dokumen fisik ini menjadi bukti pendukung yang lebih mudah diverifikasi.
Agar tidak salah dalam memilih kertas, baca selengkapnya artikel kami berjudul Cara Memilih Kertas Continuous Form yang Tepat untuk Laporan Pajak Perusahaan
Tantangan Printer Dot Matrix: Memastikan Cetakan Tembus Sempurna ke Ply Terbawah
Dot matrix adalah printer utama untuk continuous form berlapis (ply), namun sering muncul masalah ketika cetakan tidak menembus hingga ply terbawah. Lembar ke-4 atau ke-5 kadang sulit terbaca jika kertas terlalu tipis atau kualitasnya kurang baik. Menggunakan continuous form berkualitas tinggi atau NCR dapat membantu memastikan tinta menembus setiap lapisan. Selain itu, penyetelan tekanan head printer perlu diperhatikan agar hasil cetak tetap konsisten di semua lapisan.
Menyesuaikan Layout Cetak ERP dengan Ukuran Kertas Continuous Form
Agar output ERP tercetak dengan rapi di continuous form, pengaturan layout harus sesuai ukuran fisik kertas. Penyesuaian margin, line spacing, dan posisi teks memastikan tidak ada bagian dokumen yang terpotong saat dicetak. Melakukan uji coba sebelum mencetak massal membantu memastikan layout yang sempurna, terutama untuk ukuran continuous form standar seperti 9.5 x 11 inch.
Kertas Eco-Friendly untuk Laporan Internal Bervolume Tinggi (Inovatif)
Untuk laporan internal yang tidak membutuhkan penyimpanan jangka panjang, kertas eco-friendly merupakan pilihan ekonomis. Kertas jenis ini cukup untuk draft laporan ERP yang dicetak setiap hari, sehingga dapat mengurangi biaya operasional. Selain itu, penggunaan kertas ramah lingkungan membantu perusahaan memenuhi komitmen sustainability dan mengurangi limbah kertas.
Kesimpulan
Di tengah transformasi digital, kertas continuous form tetap memiliki peran penting dalam alur kerja banyak perusahaan. Mulai dari keperluan legal, audit, hingga dokumentasi fisik dari sistem ERP, fungsi continuous form belum tergantikan sepenuhnya. Dengan memilih jenis kertas yang tepat dan memastikan integrasi sistem cetak dengan ERP, operasional dapat berjalan lebih stabil dan akurat meski sebagian besar proses sudah digital.
Maksimalkan Operasional Bisnis Anda dengan Kertas Continuous Form Terbaik
Penggunaan continuous form yang tepat membantu perusahaan menjaga akurasi data dan memastikan workflow ERP berjalan tanpa hambatan. CV. Sentosa Indopaper Prima menyediakan kertas continuous form berkualitas tinggi yang kompatibel dengan printer dot matrix dan berbagai sistem ERP. Apapun sistem ERP digital Anda, pastikan laporan fisik Anda rapi, andal, dan efisien. Temukan Kertas Continuous Form dalam berbagai ukuran, ply, dan opsi eco-friendly di sini.
Pabrik & Gudang
Jl. Raya Mastrip Bogangin No. 23 Surabaya – 60223 Jawa Timur – Indonesia
Jam Kantor
Senin – Jumat 08.00 – 16.00
Sabtu 08.00 – 13.00
Minggu / Hari besar libur
Telepon: 031 767 2777
Whatsapp: 087 7555 99777
Email: [email protected]
