Cara membandingkan harga kertas secara adil adalah dengan memeriksa lima aspek utama berikut:
| Aspek | Hal yang Diperiksa |
| Mutu | Bahan, hasil cetak, kerapian potongan, dan konsistensi produk |
| Ukuran | Lebar, diameter, core, jumlah ply, atau ukuran lembar aktual |
| Isi | Jumlah roll, set, atau lembar dalam setiap box |
| Pemakaian | Frekuensi pergantian, cetak ulang, dan gangguan pada mesin |
| Jaminan | Identitas produsen, standar mutu, ketentuan komplain, dan penyelesaian produk tidak sesuai |
Produk dengan harga lebih tinggi lebih ekonomis jika ukuran dan isinya sesuai, kualitasnya konsisten, serta memiliki ketentuan penyelesaian yang jelas ketika barang tidak sesuai.
Saat membeli kertas thermal, register roll, atau continuous form dalam jumlah besar, selisih harga per box sering menjadi pertimbangan utama. Padahal, dua produk dengan harga berbeda belum tentu menawarkan jumlah dan kualitas kertas yang setara.
Karena itu, sebelum menentukan supplier, perusahaan perlu membandingkan spesifikasi, memeriksa produk secara langsung, dan menghitung biaya berdasarkan pemakaian aktual.
Catatan: Harga dan kualitas kertas dapat berbeda tergantung jenis, ukuran, isi kemasan, dan spesifikasi produk. Pastikan spesifikasi dan hasil pengukuran sesuai dengan produk yang ditawarkan sebelum melakukan pembelian.
Bandingkan Produk dengan Spesifikasi yang Sama
Perbandingan harga kertas harus dimulai dari produk dengan jenis, ukuran, jumlah ply, isi kemasan, dan fungsi yang setara. Jika spesifikasinya berbeda, harga yang lebih rendah belum tentu menunjukkan penawaran yang lebih hemat.
Misalnya, register roll ukuran 75 × 60 tidak dapat langsung dibandingkan dengan ukuran 75 × 65. Begitu pula continuous form satu ply dan tiga ply karena jumlah lapisan serta penggunaannya berbeda.
Gunakan tabel berikut untuk mencatat penawaran dari beberapa supplier.
| Jenis Kertas | Ukuran | Ply | Isi per Box | Harga | Catatan Perbedaan |
| Thermal roll | Sesuai penawaran | 1 | Perlu dicek | Rp… | Periksa diameter dan core |
| Register roll | Sesuai penawaran | Sesuai produk | Perlu dicek | Rp… | Periksa ukuran dan jenis kertas |
| Continuous form | Sesuai penawaran | Sesuai produk | Perlu dicek | Rp… | Periksa jumlah ply dan set |
Catatan: Tabel merupakan format evaluasi yang perlu diisi berdasarkan penawaran aktual, bukan spesifikasi produk tertentu.
Dengan menyamakan spesifikasi sejak awal, tim purchasing dapat mengetahui apakah selisih harga berasal dari penawaran supplier atau perbedaan produk yang diterima.
Periksa Mutu Kertas, Bukan Hanya Tampilan Kemasan
Mutu kertas perlu diperiksa melalui kondisi fisik dan hasil pemakaiannya, bukan hanya tampilan kemasan. Kertas yang terlihat rapi belum tentu memberikan hasil cetak yang konsisten ketika digunakan setiap hari.
Setiap jenis kertas memiliki indikator pemeriksaan yang berbeda.
1. Thermal Roll
Kualitas kertas thermal dapat dinilai dari sensitivitas terhadap panas, ketajaman cetakan, kerapian potongan, jumlah debu kertas, dan kelancaran saat digunakan pada printer thermal.
Untuk memeriksanya, gunakan sampel pada printer yang biasa dipakai perusahaan. Cetak beberapa transaksi dan perhatikan apakah tulisan, angka, serta barcode dapat terbaca dengan jelas.
Periksa juga apakah kertas bergerak lancar tanpa sering tersangkut. Jika hasil cetak tidak konsisten, lakukan pemeriksaan pada kondisi printer dan pengaturannya sebelum menyimpulkan bahwa penyebabnya adalah kertas.
Panduan pemeriksaan lebih lanjut dapat dibaca melalui artikel menguji kualitas kertas thermal.
2. Register Roll
Mutu register roll dapat diperiksa dari ukuran aktual, kondisi core, kepadatan gulungan, dan hasil cetaknya.
Gulungan perlu memiliki bentuk yang rapi agar dapat dipasang dan bergerak dengan baik pada mesin yang sesuai. Perhatikan juga apakah core memiliki ukuran yang cocok dengan dudukan mesin.
Untuk register roll yang menggunakan ribbon, lakukan pengujian dengan ribbon dan mesin yang sesuai. Hasil cetak yang kurang jelas perlu diperiksa bersama kondisi ribbon dan pengaturan mesin.
3. Continuous Form
Pada continuous form, pemeriksaan mutu perlu mencakup jumlah ply, keterbacaan cetakan hingga lembar terakhir, kondisi perforasi, lubang samping, dan kerapian lipatan.
Gunakan sampel untuk mencetak dokumen melalui printer dot matrix yang sesuai. Pastikan kertas bergerak lancar melalui mekanisme tractor feed dan perforasi tidak mudah terlepas selama proses pencetakan.
Untuk produk multi-ply, periksa apakah informasi tercetak dengan cukup jelas pada setiap lapisan yang dibutuhkan.
Cocokkan Ukuran pada Label dengan Ukuran Aktual
Ukuran pada label kemasan perlu dicocokkan dengan ukuran kertas yang diterima. Pemeriksaan ini membantu perusahaan memastikan produk sesuai dengan mesin dan jumlah kertas yang ditawarkan.
Pada produk berbentuk roll, periksa tiga komponen berikut:
- Lebar roll: Ukur lebar kertas untuk memastikan kesesuaiannya dengan printer.
- Diameter luar: Ukur diameter gulungan untuk mencocokkan ukuran aktual dengan spesifikasi penawaran.
- Core: Periksa diameter inti gulungan agar sesuai dengan dudukan mesin.
Untuk continuous form, cocokkan ukuran lembar, jumlah ply, perforasi, serta jumlah set dengan keterangan pada kemasan.
Gunakan alat ukur yang sesuai dan catat hasilnya. Jika terdapat selisih, mintalah penjelasan supplier mengenai spesifikasi dan toleransi ukuran produk.
Pemeriksaan ukuran aktual juga dapat membantu perusahaan menghindari kesalahan pembelian berulang, terutama ketika menggunakan beberapa jenis mesin dengan kebutuhan kertas berbeda.
Hitung Isi Aktual dalam Setiap Box
Harga per box baru dapat dibandingkan secara tepat setelah jumlah roll, set, atau lembar di dalamnya dipastikan.
Sebuah box yang terlihat lebih murah mungkin memiliki isi lebih sedikit. Karena itu, gunakan satuan yang sama untuk menghitung harga efektif produk.
Rumus:
Harga efektif per roll/set = Harga satu box ÷ Jumlah roll atau set aktual
Sebagai contoh, berikut simulasi dua penawaran dengan asumsi spesifikasi dan mutu produk setara.
| Keterangan | Penawaran A | Penawaran B |
| Harga per box | Rp180.000 | Rp200.000 |
| Isi pada label | 40 roll | 50 roll |
| Isi aktual | 40 roll | 50 roll |
| Harga efektif per roll | Rp4.500 | Rp4.000 |
Meskipun harga box B lebih tinggi, harga efektif per roll justru lebih rendah. Artinya, penawaran B lebih ekonomis berdasarkan jumlah roll, selama spesifikasi dan kualitasnya memang setara.
Jika panjang atau kapasitas tiap roll berbeda, harga per roll saja belum cukup. Perusahaan juga perlu mempertimbangkan berapa banyak transaksi yang dapat dicetak dari setiap roll.
Nilai Berapa Lama Produk Dapat Digunakan
Produk kertas yang lebih ekonomis adalah produk yang memberikan kapasitas pemakaian sesuai kebutuhan dengan biaya yang terkendali.
Untuk mengetahui daya pakainya, perusahaan dapat melakukan uji pemakaian dengan kondisi yang setara.
Catat jumlah transaksi atau dokumen yang berhasil dicetak dari setiap roll maupun kemasan continuous form. Gunakan jenis dokumen, pengaturan mesin, dan kondisi operasional yang sama agar hasilnya lebih mudah dibandingkan.
Perusahaan kemudian dapat menghitung biaya berdasarkan hasil pemakaian:
Biaya kertas per transaksi = Total biaya kertas yang digunakan ÷ Jumlah transaksi berhasil dicetak
Perhitungan ini membantu perusahaan menilai apakah selisih harga pembelian sebanding dengan kapasitas pemakaiannya.
Catat Cetak Ulang dan Gangguan Selama Pemakaian
Harga kertas yang rendah dapat kehilangan keunggulannya apabila produk sering menyebabkan cetak ulang, kertas tersangkut, atau dokumen tidak terbaca.
Gangguan tersebut dapat meningkatkan penggunaan kertas dan memperlambat pekerjaan operator. Namun, penyebabnya tetap perlu diperiksa karena masalah pencetakan juga dapat berasal dari kondisi mesin, ribbon, atau pengaturan printer.
Lakukan pengujian pada mesin dan kondisi yang sebanding. Jika satu produk menunjukkan gangguan berulang sementara produk lain tidak, temuan tersebut dapat menjadi pertimbangan tambahan sebelum pembelian dalam jumlah besar.
Pahami Apa yang Membentuk Harga Produk Bermerek
Harga produk kertas bermerek dapat mencerminkan beberapa komponen selain bahan baku, seperti pengendalian ukuran, konsistensi isi, pemeriksaan mutu, kemasan, dan layanan penanganan keluhan. Komponen tersebut penting bagi perusahaan yang membutuhkan pasokan rutin dengan spesifikasi konsisten.
Namun, produk bermerek atau harga yang lebih tinggi tidak otomatis menjamin kualitas lebih baik. Pembeli tetap perlu meminta spesifikasi tertulis, memeriksa sampel, dan memastikan informasi produk sesuai dengan barang yang diterima.
Dengan begitu, keputusan pembelian didasarkan pada bukti kualitas dan kebutuhan operasional, bukan sekadar nama merek atau harga penawaran.
Periksa Ketentuan Jaminan Sebelum Membeli
Jaminan produk perlu diperiksa sebelum pembelian, terutama ketika perusahaan memesan kertas dalam jumlah besar. Istilah bergaransi saja belum cukup untuk menjelaskan perlindungan yang diperoleh pembeli.
Sebelum melakukan pemesanan, pastikan beberapa informasi berikut tersedia:
- Kondisi yang dapat dikomplain: Misalnya, ukuran atau jumlah isi tidak sesuai pesanan.
- Bukti yang diperlukan: Seperti invoice, foto produk, label kemasan, atau nomor batch jika tersedia.
- Batas waktu pengajuan: Ketahui kapan keluhan harus disampaikan setelah barang diterima.
- Bentuk penyelesaian: Pastikan apakah penanganannya berupa penggantian, pengembalian, atau mekanisme lain sesuai ketentuan supplier.
Simpan dokumen pembelian dan hasil pemeriksaan barang agar proses konfirmasi lebih mudah dilakukan ketika ditemukan ketidaksesuaian.
Gunakan Matriks untuk Membandingkan Penawaran
Matriks evaluasi membantu tim purchasing membandingkan harga, mutu, ukuran, isi, hasil uji, dan jaminan dalam satu catatan sebelum memilih supplier kertas.
Gunakan format berikut setelah seluruh penawaran dan sampel diperiksa.
| Kriteria | Supplier A | Supplier B |
| Jenis dan spesifikasi produk | … | … |
| Harga per box | Rp… | Rp… |
| Isi aktual | … | … |
| Harga efektif per roll/set | Rp… | Rp… |
| Kesesuaian ukuran | Sesuai/Tidak | Sesuai/Tidak |
| Hasil uji cetak | … | … |
| Jumlah gangguan | … | … |
| Bentuk jaminan | … | … |
| Keputusan | … | … |
Prioritaskan penawaran yang memenuhi spesifikasi mesin, memiliki mutu yang sesuai, memberikan kapasitas pemakaian memadai, dan mempunyai ketentuan penanganan produk yang jelas.
Jika dua penawaran sama-sama memenuhi seluruh kebutuhan tersebut, harga efektif dapat menjadi faktor penentu berikutnya.
FAQ tentang Cara Membandingkan Harga Kertas
Berikut beberapa pertanyaan yang sering muncul ketika perusahaan membandingkan harga thermal roll, register roll, dan continuous form sebelum melakukan pembelian.
1. Mengapa harga kertas dengan ukuran yang terlihat sama bisa berbeda?
Perbedaan harga dapat berasal dari bahan, ukuran aktual, core, jumlah atau panjang kertas, proses pengendalian mutu, kemasan, serta ketentuan jaminan. Karena itu, periksa spesifikasi lengkap sebelum membandingkan harga.
2. Apakah produk yang lebih mahal selalu lebih berkualitas?
Tidak. Harga lebih tinggi tidak otomatis menunjukkan kualitas lebih baik. Pembeli perlu memeriksa sampel, hasil cetak, konsistensi ukuran, dan jaminan produk untuk menilai kualitasnya.
3. Apakah harga per box cukup untuk membandingkan produk?
Tidak. Harga per box perlu dibagi berdasarkan jumlah isi aktual. Pastikan pula jenis, ukuran, dan kapasitas kertas setara agar hasil perbandingan tidak menyesatkan.
4. Bagaimana mengetahui produk kertas yang lebih ekonomis?
Hitung harga efektif berdasarkan isi aktual, kemudian bandingkan kapasitas pemakaian, hasil cetak, jumlah cetak ulang, serta gangguan selama penggunaan. Produk yang lebih ekonomis adalah produk yang memenuhi kebutuhan dengan biaya pemakaian yang lebih efisien.
Kesimpulan
Cara membandingkan harga kertas yang tepat adalah menyamakan spesifikasi, memeriksa mutu dan ukuran aktual, menghitung isi kemasan, serta menguji hasil pemakaian sebelum membeli.
Jangan hanya memilih harga per box terendah. Pertimbangkan pula kapasitas penggunaan dan ketentuan jaminan agar perusahaan memperoleh produk yang sesuai kebutuhan operasional.
Bandingkan Penawaran Kertas Sesuai Kebutuhan Operasional Anda!
SIP Paper menyediakan thermal roll, register roll, dan continuous form melalui merek Papergo, Officenine, serta MultiOffice. Sampaikan jenis kertas, ukuran, volume pembelian, dan kebutuhan pemakaian perusahaan Anda kepada tim SIP Paper untuk mendapatkan pilihan produk serta penawaran dengan spesifikasi yang jelas.
Pabrik & Gudang
Jl. Raya Mastrip Bogangin No. 23 Surabaya – 60223 Jawa Timur – Indonesia
Jam Kantor
Senin – Jumat 08.00 – 16.00
Sabtu 08.00 – 13.00
Minggu / Hari besar libur
Telepon: 031 767 2777
Whatsapp: 087 7555 99777
Email: [email protected]
