Pernahkah Anda mendengar tentang kertas NCR? Jika Anda berkecimpung di dunia bisnis, Anda mungkin pernah menemukan istilah ini sebelumnya. Namun, tahukah Anda apa itu kertas NCR dan mengapa hal ini penting dalam proses bisnis?
Kertas NCR kependekan dari “no carbon required” adalah jenis yang tidak memerlukan karbon yang berantakan ketika membuat salinan dokumen tulisan tangan atau cetak. Kertas ini telah menjadi alat yang populer dalam bisnis dari semua ukuran dan industri, karena kenyamanan dan efisiensinya.
Dalam artikel ini, kita akan menyelami apa itu kertas NCR dan menjelajahi berbagai kegunaan dan manfaatnya. Dari sejarahnya hingga aplikasinya di masa kini, kami akan memberikan panduan komprehensif untuk membantu Anda lebih memahami mengapa jenis ini menjadi komponen penting dalam banyak proses bisnis. Jadi, apabila Anda pemilik bisnis, karyawan, atau sekadar ingin tahu tentang kertas inovatif ini, baca terus untuk mengetahui lebih lanjut tentang kertas non karbon ini dan signifikansinya dalam dunia bisnis.
Apa itu kertas NCR?
Kertas NCR adalah jenis kertas tanpa karbon yang merupakan singkatan dari No Carbon Required. Tidak seperti jenis karbon tradisional yang mengandalkan lapisan karbon untuk membuat salinan duplikat, kertas ini menggunakan reaksi kimia antara dua lembar daluang untuk membuat salinan dokumen asli secara instan. Proses ini dicapai melalui lapisan bahan kimia khusus pada satu sisi daluang yang bereaksi ketika tekanan diberikan dari sisi lainnya. Pelajari juga sejarahnya dalam artikel Mengenal Sejarah Kertas NCR dan Evolusinya berikut.
Mengapa penting dalam proses bisnis?
Kertas NCR penting dalam proses bisnis karena memberikan sejumlah manfaat yang signifikan. Berikut adalah penjelasan mengapa penting dalam proses bisnis:
1. Menghemat waktu dan uang
Kertas NCR menghilangkan kebutuhan akan karbon tradisional yang bisa jadi berantakan, sulit digunakan, dan mahal untuk dibeli. Jenis ini dapat menghemat waktu dan uang bisnis dengan membuat salinan duplikat dokumen penting secara akurat dan efisien. Ini berarti bahwa bisnis dapat menghindari kebutuhan untuk membeli kertas karbon yang mahal dan menyederhanakan proses mereka dengan menggunakannya.
2. Meningkatkan produktivitas
Kertas non karbon ini juga membantu meningkatkan produktivitas dalam bisnis dengan menciptakan proses dokumentasi yang lebih efisien. Dengan jenis ini, karyawan dapat membuat salinan duplikat dokumen penting secara instan, tanpa memerlukan langkah atau peralatan tambahan. Hal ini berarti bisnis dapat memproses dokumen lebih cepat, sehingga karyawan dapat fokus pada tugas-tugas penting lainnya.
3. Meningkatkan akurasi
Kertas karbon tradisional bisa jadi berantakan dan sulit digunakan, yang dapat menyebabkan kesalahan pada dokumen yang digandakan. Di sisi lain, jenis ini membuat salinan duplikat dokumen yang tepat dan akurat setiap kali digunakan. Ini berarti bahwa bisnis dapat mengandalkan keakuratan dokumentasi mereka dan menghindari kesalahan yang mahal yang dapat diakibatkan oleh kesalahan pada dokumen yang digandakan.
4. Efisiensi dan kecepatan
Kertas NCR memungkinkan penciptaan salinan secara instan saat dokumen asli ditulis. Dengan menggunakan jenis ini, tidak perlu lagi menumpuk karbon atau melakukan penyalinan manual yang dapat memakan waktu dan menghambat efisiensi. Proses transfer tinta langsung pada jenis ini memungkinkan bisnis untuk dengan cepat mencetak salinan yang jelas dan akurat dari dokumen-dokumen penting seperti faktur, pesanan, atau tanda terima.
5. Pelacakan transaksi
Kertas non karbon ini memungkinkan pelacakan yang mudah dan akurat terhadap transaksi bisnis. Salinan yang dihasilkan pada setiap lapisan daluang memungkinkan bisnis untuk memiliki catatan yang jelas tentang transaksi yang dilakukan. Dokumen-dokumen tersebut dapat diarsipkan dengan baik dan digunakan sebagai referensi di masa mendatang.
6. Fleksibilitas
Kertas NCR dapat digunakan dalam berbagai industri dan sektor, dari penjualan hingga layanan pelanggan. Kemampuan untuk mencetak salinan langsung dengan memberikan fleksibilitas dalam mencatat dan melacak transaksi bisnis. Ini memungkinkan bisnis untuk dengan mudah menghasilkan dokumen-dokumen yang dibutuhkan dengan cepat dan efisien.
Dalam keseluruhan, penggunaan kertas non karbon ini memainkan peran penting dalam meningkatkan efisiensi, mengurangi biaya, dan meningkatkan akurasi dalam proses bisnis. Dengan menghilangkan kebutuhan akan karbon dan penyalinan manual, jenis ini memberikan solusi yang efisien dan praktis dalam pencatatan dan pelacakan transaksi bisnis.
Jenis – jenis kertas NCR
Jenis-jenis kertas NCR dapat bervariasi tergantung pada preferensi dan kebutuhan bisnis. Berikut ini adalah beberapa jenis umum yang sering ditemukan:
1. Kertas dua lapis
Kertas NCR dua lapis adalah jenis kertas NCR yang paling umum. Seperti namanya, jenis ini terdiri dari dua lapisan yang dapat menghasilkan salinan. Ketika tekanan diterapkan pada lapisan atas, tinta di bawahnya dipindahkan ke lapisan di bawahnya, menghasilkan salinan yang jelas pada lapisan bawah.
2. Kertas tiga lapis
Seperti jenis sebelumnya, kertas NCR tiga lapis terdiri dari tiga lapisan yang mampu menghasilkan salinan. Ketika tekanan diterapkan pada lapisan atas, tinta ditransfer ke lapisan di bawahnya, dan proses ini berlanjut ke lapisan ketiga untuk menghasilkan salinan pada masing-masing lapisan.
3. Kertas berwarna
Ini adalah varian kertas NCR yang memiliki lapisan dengan warna yang berbeda. Misalnya, lapisan atas mungkin putih, sedangkan lapisan di bawahnya bisa berwarna kuning, merah, atau biru. Penggunaannya memungkinkan identifikasi yang mudah dan membedakan salinan satu sama lain.
4. Kertas dengan pranala elektronik
Jenis NCR ini memiliki kemampuan untuk menyimpan data elektronik pada setiap salinan yang dihasilkan. Misalnya, setiap salinan pada daluang dapat dilengkapi dengan barcode, nomor seri, atau chip RFID (Radio Frequency Identification). Ini memungkinkan pelacakan dan pengelolaan transaksi secara elektronik.
5. Kertas dengan lapisan pelindung
Beberapa kertas NCR dilengkapi dengan lapisan pelindung tambahan untuk melindungi salinan dari noda atau kerusakan. Lapisan pelindung ini dapat berupa lapisan laminasi atau bahan pelindung khusus yang diterapkan pada permukaan daluang. Hal ini memastikan bahwa salinan tetap terlihat baik dan terlindungi dari abrasi atau paparan lingkungan.
Perlu dicatat bahwa pilihan jenisnya akan bergantung pada kebutuhan bisnis dan preferensi individual. Penting untuk memilih jenis NCR yang sesuai dengan keperluan pencatatan dan pelacakan transaksi agar dapat memaksimalkan manfaat dan efisiensi dalam proses bisnis.
Kelebihan kertas NCR
Kertas NCR memiliki banyak kelebihan yang membuat orang-orang mulai meninggalkan penggunaan karbon, diantaranya:
1. Tidak membuat noda
Kertas karbon terkadang meninggalkan noda hitam pada tangan. Berbeda dengan NCR, tidak akan meninggalkan noda pada tangan. Bahkan walaupun Anda menggunakan kertas warna-warni seperti pink, biru, atau pun kuning.
2. Tidak akan hilang
Kertas karbon merupakan kertas lepas-pasang. Artinya, ia hanya akan diselipkan di antara daluang yang akan dibuat menulis dan daluang di bawahnya. Jika akan berganti, maka karbonnya harus dipindahkan. Sementara NCR adalah kertas untuk nota itu sendiri. Begitu juga jika Anda menjadikannya kwitansi maupun formulir yang telah dijilid. Dengan begitu, Anda tidak perlu khawatir hilang, terselip, maupun terbang terbawa angin. Jikapun salah satunya sobek, maka dapat menggunakan lembar nota, kwitansi, maupun formulir lain yang masih kosong.
3.Tidak perlu menyesuaikan posisi utama
Ketika kertas karbon masih marak digunakan, orang-orang harus memastikan apakah kertas tersebut sudah pas posisinya dengan yang akan digunakan untuk menulis. Jika tidak pas, sehingga ada bagian di bawahnya yang tidak ditutup oleh karbon maka hanya sebagian tulisan pada lembar utama yang akan tersalin.
Beberapa orang ada yang berinisiatif untuk menggunakan kertas karbon yang ukurannya 2x ukuran nota, kwitansi, maupun formulir agar tidak perlu mengatur posisinya.
Hal tersebut tidak akan terjadi pada kertas ini. Jenis ini berwarna putih dengan daluang di bawahnya memiliki ukuran yang sama persis dan telah dijilid. Jadi daluang di bawahnya tidak akan bergerak-gerak, sehingga hasil penyalinan tulisan dari berwarna putih pada NCR pasti pas, tidak akan meleset.
4. Hasil tulisan jauh lebih detail
Kelebihan yang lain menggunakan jenis ini dibandingkan jika dilapisi kertas karbon adalah hasilnya yang lebih detail, walaupun sampai lapisan kedua maupun ketiga. Supaya lebih jelas lagi, Anda harus sedikit lebih menekannya.
Ukuran kertas
Ukuran kertas NCR dapat bervariasi tergantung pada preferensi dan kebutuhan bisnis. Berikut ini adalah beberapa ukuran umum dari yang sering ditemukan:
1. 75 x 60 mm
Kertas dengan ukuran 75 x 60 mm merupakan pilihan tepat untuk kasir, register, struk, mesin EDC, ATM, dan sebagainya. Ukuran ini sering digunakan dalam situasi di mana dokumen yang lebih kecil diperlukan dan ukurannya memungkinkan untuk penempatan yang nyaman dalam dompet atau tas kecil. Penting untuk dicatat bahwa ukuran ini dapat bervariasi sedikit tergantung pada produsen atau penyedia.
2. 75 x 65 mm
Ukuran kertas NCR 75 x 65 mm adalah sebuah ukuran khusus yang sering digunakan dalam bisnis untuk keperluan nota atau kwitansi. Ukuran ini sebanding dengan sekitar 3 x 2,5 inci, sehingga menjadikannya ukuran yang sangat pas untuk nota pembayaran atau transaksi kecil. Walaupun ukurannya kecil, jenis ini masih menyediakan cukup ruang untuk mencatat informasi transaksi yang penting, seperti tanggal, jumlah, dan deskripsi produk atau layanan. Kertas NCR 75 x 65 mm menjadi pilihan yang ideal untuk bisnis mana pun yang memerlukan sistem pencatatan yang efisien dan efektif.
3. A4 (210 x 297 mm)
Ukuran A4 adalah ukuran standar yang umum digunakan dalam banyak aplikasi bisnis. Kertas dengan ukuran A4 biasanya digunakan untuk mencetak dokumen seperti faktur, tanda terima, atau pesanan.
4. A5 (148 x 210 mm)
Ukuran A5 lebih kecil dari A4 dan sering digunakan untuk mencetak dokumen yang lebih ringkas atau dalam jumlah yang lebih sedikit. Kertas dengan ukuran A5 bisa cocok untuk mencetak tanda terima kecil, pesanan jasa, atau dokumen serupa.
5. Letter (8.5 x 11 in)
Ukuran Letter adalah ukuran standar yang umum digunakan di Amerika Utara. Kertas dengan ukuran Letter cocok untuk mencetak dokumen seperti faktur, kontrak, atau laporan yang sesuai dengan standar ukuran di wilayah tersebut.
6. Legal (8.5 x 14 in)
Ukuran Legal sedikit lebih panjang daripada ukuran Letter dan umumnya digunakan untuk mencetak dokumen yang membutuhkan ruang tambahan, seperti kontrak hukum atau dokumen yang memuat banyak informasi.
Selain ukuran-ukuran di atas, NCR juga dapat dipotong dan disesuaikan dengan ukuran khusus sesuai kebutuhan bisnis. Jadi, jika Anda membutuhkan ukuran yang tidak biasa atau spesifik, Anda dapat meminta penyedia untuk memotong dan mempersiapkannya sesuai dengan kebutuhan Anda.
Pastikan untuk memilih ukuran kertas yang sesuai dengan jenis dokumen yang akan dicetak dan kebutuhan pencatatan transaksi bisnis Anda. Untuk mengetahui lebih lanjut, Anda dapat membaca artikel dengan judul Ukuran Kertas NCR yang Harus Diketahui.
Cara kerja kertas
Kertas NCR bekerja berdasarkan prinsip transfer tinta dari satu lapisan ke lapisan lainnya tanpa menggunakan karbon. Proses ini memungkinkan penciptaan salinan yang akurat dari dokumen asli. Berikut adalah penjelasan singkat tentang cara kerjanya:
1. Lapisan tinta
Kertas NCR terdiri dari beberapa lapisan, biasanya dua atau lebih yang memiliki bahan kimia khusus. Lapisan atas biasanya mengandung mikrokapsul yang berisi tinta.
2. Tekanan dan penulisan
Saat tekanan diterapkan pada lapisan atas dengan menggunakan pena atau mesin cetak, kapsul-kapsul tinta pecah dan melepaskan tinta.
3. Transfer tinta
Tinta yang dikeluarkan dari kapsul tinta akan ditransfer ke lapisan di bawahnya. Biasanya, lapisan berikutnya mengandung reagen kimia yang bereaksi dengan tinta untuk menghasilkan warna yang kontras.
4. Salinan yang dihasilkan
Proses transfer tinta dari satu lapisan ke lapisan berikutnya terjadi secara berurutan pada setiap lapisan kertas. Akibatnya, salinan yang identik dengan teks atau gambar yang ditulis di lapisan atas akan terbentuk pada lapisan-lapisan di bawahnya.
5. Jumlah lapisan
Kertas NCR bisa memiliki dua lapisan atau lebih, tergantung pada kebutuhan dan jenis dokumen yang ingin dicetak. Setiap lapisan dalam NCR akan menghasilkan salinan yang sesuai dengan urutan lapisan tersebut.
Melalui mekanisme ini, kertas NCR memungkinkan penciptaan salinan tanpa karbon dengan cara yang efisien. Proses ini meminimalkan kebutuhan untuk menggunakan karbon dan mengurangi kemungkinan kesalahan atau kehilangan data. Jenis ini memungkinkan bisnis dan organisasi untuk mencatat dan melacak transaksi dengan lebih mudah dan akurat.
Aplikasi dalam berbagai industri
Kertas NCR memiliki berbagai aplikasi yang berguna dalam berbagai industri dan sektor bisnis. Berikut adalah beberapa contoh aplikasinya dalam berbagai industri:
1. Penjualan dan retail
Dalam industri penjualan dan ritel, kertas ini digunakan untuk mencetak faktur penjualan, tanda terima pembayaran, atau pesanan penjualan. Dokumen-dokumen ini membantu dalam pencatatan dan pelacakan transaksi dengan pelanggan.
2. Jasa layanan
Dalam industri jasa layanan, seperti perbaikan, perawatan, atau instalasi, kertas NCR digunakan untuk mencatat pesanan layanan, tanda terima, atau laporan kerusakan. Ini memungkinkan teknisi atau personel jasa untuk mencatat dengan mudah informasi yang diperlukan dan memberikan salinan kepada pelanggan.
3. Dunia medis
Dalam industri medis, kertas ini digunakan untuk mencatat informasi pasien, seperti formulir pendaftaran, riwayat medis, atau preskripsi. NCR memudahkan pencatatan dan pelacakan data pasien dengan salinan yang dapat diberikan kepada pasien atau untuk keperluan administrasi.
4. Transportasi dan logistik
Dalam industri transportasi dan logistik, kertas ini digunakan untuk mencetak tiket, tanda terima pengiriman, atau dokumen pengiriman. Ini membantu dalam mencatat dan melacak barang yang dikirim dan memberikan salinan sebagai bukti transaksi.
5. Perhotelan dan restoran
Dalam industri perhotelan dan restoran, kertas NCR digunakan untuk mencetak pesanan makanan, tanda terima pembayaran, atau nota tagihan. Kertas ini memudahkan proses pemesanan, pencatatan transaksi, dan pengiriman pesanan ke dapur atau bar.
6. Keuangan
Dalam sektor keuangan, seperti perbankan atau lembaga keuangan lainnya, kertas ini digunakan untuk mencetak cek, tanda terima setoran, atau dokumen pinjaman. Ini membantu dalam pencatatan transaksi keuangan yang penting dan memberikan salinan kepada pelanggan atau nasabah.
7. Layanan pelanggan
Dalam layanan pelanggan, kertas NCR digunakan untuk mencetak formulir pengaduan, formulir permintaan dukungan, atau tanda terima klaim. Ini memfasilitasi pencatatan keluhan atau permintaan layanan pelanggan dan memberikan salinan sebagai bukti komunikasi.
Penggunaan kertas ini dalam berbagai industri memberikan keunggulan dalam mencatat, melacak, dan mengarsipkan transaksi bisnis dengan efisien dan akurat. Dengan NCR, perusahaan dapat meningkatkan layanan pelanggan, mengurangi risiko kesalahan, dan memudahkan pemantauan transaksi di masa mendatang.
Kesimpulan
Kesimpulannya, kertas NCR merupakan aset penting dalam proses bisnis karena kemampuannya untuk menghemat waktu dan biaya, meningkatkan produktivitas, dan meningkatkan akurasi. Dengan berbagai manfaatnya, jenis ini merupakan alat penting bagi bisnis yang ingin merampingkan proses mereka dan meningkatkan efisiensi secara keseluruhan.
Dapatkan kertas NCR untuk bisnis Anda di CV. Sentosa Indopaper Prima. Kami adalah distributor Kertas Register Roll 2 Ply NCR Papergo® dengan bahan premium. Meski bahan premium, kertas NCR kami memiliki harga yang terjangkau serta ramah lingkungan sehingga aman digunakan. Tersedia berbagai jenis dan ukuran, segera pesan sekarang!
