Jumlah ply continuous form ditentukan berdasarkan banyaknya lembar fisik yang dibutuhkan dalam satu transaksi. Berikut gambaran kebutuhan jumlah ply berdasarkan distribusi dokumen:
| Jumlah Ply | Kebutuhan Salinan Fisik | Contoh Pembagian |
| 1 ply | Satu lembar tanpa salinan langsung | Laporan atau dokumen internal |
| 2 ply | Dokumen untuk dua penerima | Pelanggan dan administrasi |
| 3 ply | Dokumen untuk tiga penerima | Pelanggan, administrasi, dan gudang |
| 4 ply | Dokumen untuk empat penerima | Pelanggan, administrasi, gudang, dan pengiriman |
| 5 ply | Dokumen untuk lima penerima | Pelanggan dan empat fungsi internal yang membutuhkan bukti fisik |
Sebelum memilih jumlah ply continuous form, tentukan siapa yang menerima setiap lembar, fungsinya, kebutuhan tanda tangan, serta apakah sebagian penerima cukup menggunakan dokumen digital.
Kesalahan memilih jumlah rangkap dapat membuat perusahaan kekurangan bukti fisik atau justru menghasilkan salinan yang tidak digunakan. Hal ini perlu diperhatikan ketika mencetak invoice, surat jalan, dan dokumen operasional secara rutin.
Untuk menentukan spesifikasi yang sesuai, mulailah dengan memetakan alur dokumen dari proses pencetakan hingga penyimpanan atau pengembalian lembar.
Catatan: Contoh pembagian lembar dalam artikel ini merupakan panduan umum, bukan ketentuan wajib untuk setiap perusahaan. Pastikan jumlah ply sesuai dengan prosedur administrasi, kebutuhan dokumentasi, serta kemampuan printer yang digunakan sebelum melakukan pemesanan.
Hitung Penerima yang Benar-Benar Membutuhkan Lembar Fisik
Jumlah penerima yang membutuhkan salinan fisik secara langsung menjadi dasar utama untuk menentukan jumlah ply continuous form.
Mulailah dengan mencatat seluruh pihak yang menggunakan dokumen. Setelah itu, pisahkan pihak yang harus menyimpan lembar kertas dari pihak yang hanya membutuhkan informasi atau salinan digital.
Gunakan pertanyaan berikut saat memetakan kebutuhan:
- Siapa yang menerima dokumen asli?
- Siapa yang membutuhkan salinan fisik?
- Siapa yang hanya perlu melihat informasi dokumen?
- Siapa yang cukup menerima salinan digital?
- Apakah ada lembar yang harus ditandatangani dan dikembalikan?
Gunakan 1 Ply Jika Dokumen Tidak Memerlukan Salinan Langsung
Continuous form 1 ply dapat digunakan ketika satu proses pencetakan hanya membutuhkan satu lembar fisik tanpa salinan langsung. Jika bagian lain cukup mengakses dokumen melalui sistem digital, penggunaan satu ply dapat menghindari pencetakan salinan tambahan yang tidak diperlukan.
Namun, pastikan tidak ada kewajiban menyimpan dokumen fisik pada bagian lain sebelum menetapkan pilihan ini.
Gunakan 2 Ply untuk Dokumen yang Dibagi kepada Dua Pihak
Continuous form 2 ply sesuai ketika satu transaksi membutuhkan dua lembar fisik yang dicetak secara bersamaan.
Berikut contoh pembagiannya:
|
Lembar |
Penerima | Fungsi |
Penyimpanan |
| Pertama | Pelanggan | Bukti transaksi | Disimpan pelanggan |
| Kedua | Administrasi | Pencatatan transaksi | Arsip perusahaan |
Pembagian tersebut dapat diterapkan pada dokumen transaksi yang memang membutuhkan dua bukti fisik. Jika terdapat pihak ketiga yang wajib menyimpan salinan, jumlah ply perlu dievaluasi kembali.
Gunakan 3 Ply Jika Ada Satu Bagian Operasional Tambahan
Continuous form 3 ply dapat dipertimbangkan ketika dokumen harus diterima pelanggan dan dua bagian internal perusahaan. Pembagian ini dapat membantu setiap bagian memperoleh dokumen dari transaksi yang sama tanpa mencetak ulang secara terpisah.
Namun, apabila gudang sudah menerima informasi yang memadai melalui sistem, kebutuhan lembar ketiga perlu ditinjau kembali.
Gunakan 4 Ply Jika Satu Transaksi Melibatkan Lebih Banyak Bagian
Continuous form 4 ply dapat digunakan ketika empat pihak membutuhkan dokumen fisik dari satu transaksi. Setiap bagian memiliki fungsi berbeda, dimana bagian administrasi membutuhkan arsip transaksi, sementara gudang memeriksa barang keluar, dan pengiriman menggunakan dokumen sebagai pendamping proses distribusi.
Pastikan setiap lembar benar-benar memiliki penerima dan fungsi. Jika salah satu bagian hanya membutuhkan data digital, penggunaan empat ply mungkin tidak diperlukan.
Gunakan 5 Ply Hanya Jika Kelima Lembar Memang Dibutuhkan
Continuous form 5 ply lebih relevan untuk transaksi yang memerlukan lima lembar fisik dengan tujuan distribusi yang jelas.
Sebelum memilih lima ply, pastikan setiap penerima membutuhkan dokumen secara langsung. Jangan menambahkan rangkap hanya untuk berjaga-jaga apabila lembar tersebut tidak memiliki fungsi.
Selain itu, semakin banyak lapisan, semakin penting memastikan printer dapat menghasilkan cetakan yang terbaca hingga ply terakhir.
Sesuaikan Jumlah Ply dengan Jenis Dokumen
Jumlah ply tidak harus sama untuk seluruh dokumen perusahaan karena invoice, surat jalan, dan bukti penerimaan barang dapat memiliki alur distribusi berbeda.
1. Invoice
Untuk continuous form invoice, tentukan siapa yang memerlukan bukti penagihan dan pencatatan transaksi. Penerimanya dapat mencakup pelanggan, keuangan, administrasi, atau bagian lain sesuai prosedur perusahaan.
Jika satu bagian hanya membutuhkan data tagihan melalui sistem, bagian tersebut tidak harus menerima lembar fisik tambahan.
2. Surat Jalan
Continuous form untuk surat jalan perlu mempertimbangkan lembar yang dibawa pengiriman, diserahkan kepada pelanggan, dan dikembalikan sebagai bukti serah terima. Perhatikan juga kebutuhan gudang atau administrasi untuk menyimpan salinan sebelum barang dikirim.
3. Bukti Penerimaan Barang
Pada dokumen penerimaan barang, penerima salinan dapat mencakup pemasok, petugas penerimaan, gudang, purchasing, dan keuangan. Namun, tidak semua pihak tersebut selalu membutuhkan lembar fisik. Jumlah ply harus mengikuti proses pemeriksaan dan dokumentasi yang berlaku.
Berikut contoh pembagian lembar berdasarkan jenis dokumen. Jumlah rangkap dan alurnya dapat disesuaikan dengan kebutuhan masing-masing perusahaan.
| Jenis Dokumen | Lembar Ke- | Penerima | Fungsi | Perlu Tanda Tangan? | Dikembalikan atau Disimpan? |
| Invoice | 1 | Pelanggan | Bukti tagihan | Tidak selalu | Disimpan pelanggan |
| Invoice | 2 | Administrasi | Arsip transaksi | Tidak selalu | Disimpan perusahaan |
| Surat jalan | 1 | Pelanggan | Bukti penerimaan barang | Ya, sesuai prosedur | Disimpan pelanggan |
| Surat jalan | 2 | Pengiriman | Bukti serah terima | Ya | Dikembalikan ke perusahaan |
| Surat jalan | 3 | Gudang | Catatan barang keluar | Sesuai prosedur | Disimpan gudang |
| Bukti penerimaan barang | 1 | Pemasok | Bukti barang telah diterima | Ya, sesuai prosedur | Diserahkan kepada pemasok |
| Bukti penerimaan barang | 2 | Gudang | Pencatatan barang masuk | Sesuai prosedur | Disimpan gudang |
| Bukti penerimaan barang | 3 | Purchasing | Pemeriksaan kesesuaian pesanan | Sesuai prosedur | Disimpan purchasing |
Tentukan Fungsi Setiap Lembar, Bukan Hanya Penerimanya
Setiap lembar continuous form harus memiliki fungsi yang jelas agar jumlah rangkap sesuai dengan kebutuhan operasional.
Fungsi yang perlu diidentifikasi dapat berupa bukti transaksi, pencatatan stok, persetujuan pembayaran, bukti pengiriman, atau arsip. Jika dua bagian tidak membutuhkan dokumen fisik secara terpisah, pertimbangkan apakah informasi dapat dibagikan melalui sistem tanpa menambah ply.
Periksa Lembar yang Harus Ditandatangani dan Dikembalikan
Lembar yang membutuhkan tanda tangan atau harus dikembalikan perlu ditentukan sebelum perusahaan memilih jumlah ply.
Pada surat jalan, misalnya, pengiriman dapat membawa dokumen yang kemudian ditandatangani penerima barang. Salah satu lembar mungkin perlu dibawa kembali ke perusahaan sebagai bukti serah terima.
Jika pembagian lembar tidak direncanakan, bukti tersebut berisiko tertinggal atau disimpan oleh pihak yang tidak sesuai.
Karena itu, tentukan siapa yang menandatangani, lembar mana yang dikembalikan, serta bagian yang bertanggung jawab menyimpannya.
Gunakan Warna untuk Membedakan Penerima Setiap Lembar
Warna pada kertas continuous form rangkap dapat membantu membedakan penerima dan fungsi setiap salinan. Jangan hanya mengandalkan urutan lembar karena salinan dapat terpisah setelah dicetak.
Untuk memahami cara menetapkan warna berdasarkan kebutuhan distribusi, baca panduan mengatur warna setiap lembar NCR.
Uji Keterbacaan sampai Ply Terakhir
Keterbacaan hasil cetak harus diperiksa hingga ply terakhir sebelum perusahaan memesan continuous form dalam jumlah besar.
Gunakan printer, ribbon, pengaturan, dan desain dokumen yang benar-benar digunakan dalam operasional. Periksa apakah informasi pada seluruh lapisan tetap jelas dan posisinya sesuai.
Berikut aspek yang perlu diuji:
- Identitas dan nomor dokumen terbaca.
- Angka dan nominal tidak terputus.
- Garis tabel masih terlihat.
- Tanda tangan atau input manual tersalin sesuai kebutuhan.
- Informasi pada ply terakhir tidak terlalu samar.
- Posisi cetak pada setiap lembar tetap sejajar.
Jika cetakan pada lapisan terakhir kurang jelas, periksa kondisi ribbon, pengaturan printer, jenis kertas, dan kemampuan perangkat sebelum menentukan penyebabnya.
Pastikan Printer dan Format Dokumen Mendukung Jumlah Ply
Jumlah ply continuous form harus sesuai dengan kemampuan printer impact atau dot matrix yang digunakan perusahaan.
Setiap model printer dapat memiliki batas kemampuan pencetakan rangkap yang berbeda. Karena itu, periksa dokumentasi perangkat untuk mengetahui jumlah lapisan yang didukung.
Selain jumlah ply, perhatikan ukuran kertas, posisi perforasi, margin, serta desain dokumen agar informasi tercetak pada area yang tepat.
Jika dokumen berasal dari sistem perusahaan, panduan menyesuaikan continuous form dengan format laporan dapat membantu memahami pemeriksaan layout sebelum pencetakan.
Ringkasan Cara Menentukan Jumlah Ply Continuous Form
Penentuan jumlah ply continuous form dapat dilakukan melalui delapan langkah berikut sebelum perusahaan meminta penawaran atau melakukan pemesanan.
- Pilih satu jenis dokumen yang akan dicetak.
- Catat seluruh pihak yang menggunakan dokumen.
- Tentukan siapa yang benar-benar membutuhkan lembar fisik.
- Tetapkan fungsi setiap lembar.
- Tandai lembar yang perlu ditandatangani atau dikembalikan.
- Tentukan warna untuk setiap penerima.
- Pilih jumlah ply sesuai jumlah lembar yang dibutuhkan.
- Uji keterbacaan hingga ply terakhir.
Setelah langkah tersebut selesai, perusahaan dapat menentukan spesifikasi continuous form berdasarkan kebutuhan nyata, bukan hanya kebiasaan pemesanan sebelumnya.
FAQ tentang Jumlah Ply Continuous Form
Berikut beberapa pertanyaan yang sering muncul saat perusahaan menentukan jumlah rangkap continuous form untuk dokumen operasional.
1. Apakah jumlah departemen selalu menentukan jumlah ply?
Tidak. Jumlah ply mengikuti kebutuhan lembar fisik langsung, bukan seluruh departemen yang terlibat. Bagian yang cukup menerima informasi digital tidak harus memperoleh salinan kertas.
2. Apakah invoice dan surat jalan harus menggunakan jumlah ply yang sama?
Tidak. Invoice dan surat jalan dapat memiliki penerima, fungsi, dan kebutuhan pengembalian dokumen yang berbeda. Karena itu, jumlah ply perlu ditentukan secara terpisah.
3. Apakah semakin banyak ply semakin baik?
Tidak. Jumlah ply yang melebihi kebutuhan dapat menghasilkan salinan yang tidak digunakan dan meningkatkan risiko salah distribusi. Pilih jumlah rangkap berdasarkan fungsi setiap lembar.
4. Apakah continuous form 5 ply dapat digunakan pada semua printer dot matrix?
Belum tentu. Kemampuan printer dalam mencetak beberapa lapisan berbeda menurut model. Periksa manual perangkat dan lakukan uji cetak hingga lapisan terakhir sebelum membeli.
Kesimpulan
Jumlah ply continuous form sebaiknya ditentukan berdasarkan alur distribusi dokumen, bukan kebiasaan atau anggapan bahwa lebih banyak rangkap selalu lebih baik.
Sebelum memesan, pastikan setiap lembar memiliki penerima, fungsi, serta kebutuhan penyimpanan atau pengembalian yang jelas. Setelah itu, periksa warna, keterbacaan, dan kesesuaian printer agar dokumen dapat digunakan sesuai kebutuhan operasional.
Sudah Tahu Jumlah Ply yang Dibutuhkan? Pilih Continuous Form yang Sesuai!
Setelah jumlah penerima dan fungsi setiap lembar diketahui, perusahaan dapat melihat pilihan continuous form. Hubungi tim SIP Paper untuk mendiskusikan jumlah ply dan ukuran yang sesuai dengan kebutuhan dokumen perusahaan.
Pabrik & Gudang
Jl. Raya Mastrip Bogangin No. 23 Surabaya – 60223 Jawa Timur – Indonesia
Jam Kantor
Senin – Jumat 08.00 – 16.00
Sabtu 08.00 – 13.00
Minggu / Hari besar libur
Telepon: 031 767 2777
Whatsapp: 087 7555 99777
Email: [email protected]
