Continuous form polos atau custom logo dapat dipilih berdasarkan kemampuan printer, kebutuhan tampilan dokumen, penggunaan stok, dan kemungkinan perubahan identitas perusahaan. Berikut perbedaan keduanya sebelum menentukan pilihan.
| Pertimbangan | Continuous Form Polos | Continuous Form Custom Logo |
| Cara mencetak logo | Dicetak melalui sistem jika aplikasi dan printer mendukung | Logo sudah tercetak pada kertas |
| Tampilan logo | Mengikuti kemampuan dan pengaturan printer | Mengikuti desain dan hasil cetak saat pemesanan |
| Penggunaan beberapa dokumen | Fleksibel untuk berbagai template | Bisa digunakan bersama jika identitas dan posisi logo sama |
| Jika logo berubah | Logo diperbarui melalui sistem | Stok berlogo lama perlu diperiksa kembali |
| Pertimbangan stok | Fleksibel saat kebutuhan masih berubah | Jumlah pesanan perlu mengikuti pemakaian dan rencana perubahan identitas |
Sebelum memesan, periksa dahulu contoh invoice atau surat jalan yang digunakan perusahaan. Dari dokumen tersebut, Anda bisa menentukan apakah logo perlu dicetak langsung melalui sistem atau sudah tersedia pada kertas.
Catatan: Hasil cetak bergantung pada kemampuan aplikasi, printer, dan spesifikasi continuous form. Sebaiknya lakukan uji cetak menggunakan contoh dokumen sebelum memesan dalam jumlah besar.
1. Bandingkan Kebutuhan Tampilan Logo pada Dokumen
Continuous form polos tetap bisa digunakan untuk menghasilkan dokumen berlogo. Syaratnya, aplikasi dan printer perusahaan mendukung pencetakan logo sesuai format yang dibutuhkan.
Pada continuous form custom logo, identitas perusahaan sudah dicetak terlebih dahulu pada kertas. Printer kemudian digunakan untuk mengisi data transaksi, seperti nomor invoice, tanggal, atau informasi pelanggan.
| Cara mencetak logo | Kebutuhan perangkat | Fleksibilitas perubahan | Pemeriksaan hasil cetak |
| Melalui sistem pada kertas polos | Aplikasi dan printer mendukung logo | Logo dapat diperbarui melalui sistem | Ukuran, posisi, dan keterbacaan logo |
| Logo sudah tercetak pada kertas | Printer mencetak data dokumen | Perubahan logo memerlukan evaluasi stok | Posisi logo dan kesesuaian data transaksi |
Jika perusahaan menggunakan printer yang hanya menghasilkan cetakan hitam-putih, periksa apakah tampilan logo tersebut sudah sesuai kebutuhan. Untuk logo berwarna, custom logo dapat dipertimbangkan setelah hasil desain dan cetaknya dikonfirmasi kepada supplier.
2. Periksa Kemampuan Sistem dan Printer Mencetak Logo
Uji cetak dahulu satu invoice lewat aplikasi perusahaan untuk memastikan ukuran dan posisi logo sudah pas. Jika menggunakan custom logo, pastikan data transaksi, nomor dokumen, tanggal, serta informasi pelanggan tidak saling bertumpuk dengan identitas visual yang sudah tercetak pada kertas.
Gunakan checklist berikut untuk mengevaluasi hasil cetak:
- Aplikasi mendukung penambahan logo perusahaan.
- Hasil cetak hitam-putih atau warna sesuai kebutuhan.
- Ukuran logo terlihat jelas dan proporsional.
- Posisi logo tidak mengganggu bagian header.
- Ruang untuk data transaksi masih mencukupi.
Agar pemeriksaan lebih mudah, gunakan Checklist Kesiapan Cetak Logo pada Continuous Form sebelum menentukan jenis kertas. Checklist ini dapat digunakan untuk mencatat hasil uji cetak dan bagian yang masih perlu disesuaikan.
Pengaturan posisi logo juga perlu disesuaikan dengan format dokumen pada sistem. Jika perusahaan menggunakan ERP, panduan menyesuaikan continuous form dengan format laporan ERP dapat membantu memeriksa margin, ukuran halaman, dan posisi data sebelum mencetak.
3. Tentukan Apakah Satu Stok Digunakan untuk Beberapa Dokumen
Satu jenis continuous form mungkin digunakan untuk invoice, surat jalan, atau dokumen administrasi lainnya. Namun, periksa dahulu apakah ukuran dan format kertas yang dibutuhkan sama.
Continuous form polos lebih fleksibel ketika setiap dokumen menggunakan template berbeda. Custom logo juga bisa digunakan bersama selama identitas perusahaan dan posisi cetaknya sesuai.
| Jenis dokumen | Identitas yang digunakan | Posisi logo | Spesifikasi kertas | Berbagi stok |
| Invoice | Nama dan logo perusahaan | Header | Sesuai format invoice | Bisa jika kompatibel |
| Surat jalan | Nama dan logo perusahaan | Header | Sesuai format surat jalan | Bisa jika kompatibel |
| Laporan internal | Sesuai kebutuhan bagian | Mengikuti template | Sesuai format laporan | Perlu diperiksa |
Misalnya, invoice dan surat jalan memakai logo perusahaan yang sama, tetapi isi kolomnya berbeda. Keduanya masih bisa menggunakan stok custom logo yang sama jika bagian selain logo dicetak melalui sistem dan spesifikasi kertasnya sesuai.
Untuk kebutuhan tersebut, SIP Paper menyediakan melalui kategori MultiOffice Custom Order. Detail desain dan kesesuaian penggunaannya dapat dibahas sebelum pemesanan.
4. Pertimbangkan Kemungkinan Perubahan Logo dan Identitas Perusahaan
Jika perusahaan berencana memperbarui logo dalam waktu dekat, periksa kembali keputusan membeli kertas custom. Stok dengan desain lama mungkin perlu dievaluasi sebelum digunakan.
Continuous form polos memberikan keleluasaan untuk mengganti logo melalui aplikasi, selama sistem mendukungnya. Sementara itu, custom logo lebih sesuai ketika desain identitas yang dicetak sudah ditetapkan.
Sebelum menentukan pilihan, periksa empat hal berikut:
- Apakah ada rencana perubahan logo perusahaan?
- Apakah beberapa unit usaha menggunakan identitas berbeda?
- Apakah alamat atau informasi kontak akan berubah?
- Apakah alamat dan kontak perlu ikut dicetak permanen pada kertas?
Perubahan data transaksi, seperti nama pelanggan atau jumlah pembayaran, tidak otomatis membuat stok custom logo harus diganti. Yang perlu diperhatikan adalah perubahan pada elemen yang sudah tercetak di kertas.
5. Cocokkan Jumlah Pesanan dengan Perkiraan Pemakaian Stok
Sebelum melakukan pemesanan continuous form custom, hitung dahulu kebutuhan dokumen setiap bulan. Jumlah pesanan sebaiknya mengikuti pemakaian agar stok tidak terlalu lama tersimpan.
Perusahaan juga perlu mempertimbangkan kemungkinan perubahan desain selama stok tersebut digunakan. Jangan langsung menyimpulkan kertas polos atau custom logo selalu lebih murah tanpa membandingkan penawaran dan kebutuhan sebenarnya.
Hitung Perkiraan Waktu Pemakaian Stok
Cara sederhananya adalah membagi jumlah form yang akan dipesan dengan rata-rata pemakaian per bulan.
Artinya, stok diperkirakan habis dalam enam bulan jika pemakaian tetap.
Perhitungan tersebut bisa berubah jika volume transaksi meningkat atau stok digunakan oleh beberapa bagian. Untuk custom logo, periksa apakah desain identitas masih akan digunakan selama perkiraan waktu tersebut.
Bahas Desain dan Ketentuan Pemesanan dengan Admin
Sebelum memesan, siapkan contoh invoice atau surat jalan yang akan dicetak. Sertakan file logo dan informasi mengenai ukuran serta jumlah kertas yang dibutuhkan.
Jika memilih custom logo, tanyakan ketentuan desain, minimum pemesanan, dan tahapan persetujuan hasil cetak kepada admin SIP Paper. Informasi tersebut perlu dikonfirmasi karena kebutuhan setiap pesanan bisa berbeda.
Ringkasan Pilihan Berdasarkan Kondisi Perusahaan
Setelah memeriksa kelima hal tersebut, gunakan tabel berikut untuk membantu menentukan pilihan.
| Kondisi perusahaan | Pilihan yang dipertimbangkan | Alasan | Hal yang perlu dipastikan |
| Sistem mampu mencetak logo dengan baik | Polos | Logo bisa dicetak saat dokumen dibuat | Kualitas dan posisi cetak |
| Logo perusahaan masih sering berubah | Polos | Pembaruan dapat dilakukan melalui sistem | Kemampuan aplikasi |
| Beberapa dokumen memakai identitas yang sama | Polos atau custom logo | Keduanya mungkin menggunakan satu stok | Format dan spesifikasi kertas |
| Ingin logo sudah tersedia pada kertas | Custom logo | Logo tidak perlu dicetak ulang oleh sistem | Desain dan posisi logo |
| Pemakaian dokumen stabil dan desain sudah tetap | Custom logo | Stok dapat direncanakan sesuai pemakaian | Jumlah pesanan dan waktu penggunaan |
Pilihan akhirnya tidak harus sama untuk seluruh bagian perusahaan. Misalnya, bagian administrasi menggunakan continuous form polos, sedangkan bagian penjualan memerlukan kertas surat jalan berlogo.
FAQ Seputar Continuous Form Polos dan Custom Logo
Berikut beberapa pertanyaan yang sering muncul sebelum perusahaan menentukan jenis continuous form untuk kebutuhan dokumen.
1. Apakah continuous form polos bisa menghasilkan dokumen berlogo?
Bisa. Logo dapat dicetak melalui aplikasi apabila sistem dan printer mendukungnya. Periksa hasil cetak untuk memastikan ukuran serta posisinya sesuai.
2. Apakah custom logo harus sekaligus mencetak seluruh kolom dokumen?
Tidak harus. Perusahaan dapat membahas kebutuhan pencetakan logo saja atau desain formulir yang lebih lengkap dengan supplier. Detailnya mengikuti spesifikasi dan kesepakatan pemesanan.
3. Apakah custom logo membuat dokumen lebih aman dari pemalsuan?
Logo perusahaan saja tidak menjamin dokumen terlindungi dari pemalsuan. Jika membutuhkan pengamanan tambahan, perusahaan perlu mempertimbangkan sistem verifikasi dan pengendalian dokumen yang sesuai.
4. Apakah jumlah minimum pesanan custom logo sama dengan kertas polos?
Belum tentu. Ketentuan minimum pemesanan dapat berbeda berdasarkan spesifikasi dan desain. Konfirmasikan jumlah minimum kepada admin SIP Paper sebelum memesan.
Kesimpulan
Pemilihan continuous form polos atau custom logo sebaiknya dimulai dari kemampuan sistem mencetak identitas perusahaan. Setelah itu, periksa kebutuhan tampilan, penggunaan untuk beberapa dokumen, serta kemungkinan perubahan logo.
Jika kebutuhan masih sering berubah, kertas polos bisa lebih fleksibel. Namun, apabila desain sudah tetap dan perusahaan ingin logo tersedia pada kertas, custom logo dapat dipertimbangkan dengan menyesuaikan jumlah pesanan.
Pesan Continuous Form Custom Logo Perusahaan di SIP Paper
SIP Paper menyediakan pilihan continuous form untuk kebutuhan administrasi dan pencetakan dokumen perusahaan, termasuk produk custom dari MultiOffice. Jika Anda berencana menggunakan kertas invoice berlogo atau surat jalan berlogo, siapkan contoh dokumen, file logo, dan perkiraan pemakaian sebelum memesan.
Pabrik & Gudang
Jl. Raya Mastrip Bogangin No. 23 Surabaya – 60223 Jawa Timur – Indonesia
Jam Kantor
Senin – Jumat 08.00 – 16.00
Sabtu 08.00 – 13.00
Minggu / Hari besar libur
Telepon: 031 767 2777
Whatsapp: 087 7555 99777
Email: [email protected]
